Extra regie nodig bij uitbesteding van complexe ICT-projecten

Grote ICT-outsourcingsprojecten met ingewikkelde contracten, procedures en afspraken, zijn succesvoller met extra regie en aanvullend ‘relationeel’ management, zoals teamwork, creëren van vertrouwen en delen van verantwoordelijkheden. Dat betogen Joan Baaijens en Marcel van Kooten in hun boek ‘Regie van Outsourcingscontracten, 10 eenvoudige lessen, dat 11 september wordt gepresenteerd op Tilburg University. Het boek onderstreept nog eens het belang van gedeelde verantwoordelijkheden in een ‘connected world’.

Relationele besturing
In tien lessen c.q. hoofdstukken presenteren de Tilburgse onderzoekers inzichten en bevindingen, met accent op het ‘relationele organisatiedenken’, een belangrijke stroming in de organisatiewetenschappen. Kern is dat bedrijven en publieke organisaties opgebouwd zijn uit relaties en verbindingen tussen mensen, groepen en andere eenheden. Deze relaties hebben een eigen dynamiek die het functioneren van organisaties mede bepalen. Projectorganisaties, als tijdelijke formaties, worden bij uitstek gekenmerkt door deze relationele dynamiek.

Contractuele besturing
De relatie tussen leverancier(s) en klant vormt de leidraad voor elk outsourcingsproject, waarbij het contract een belangrijke rol speelt. In het contract wordt vastgelegd wat leverancier en klant overeenkomen en wat ze van elkaar mogen verwachten. Kenmerkend voor zo’n contract is dat er zaken worden vastgelegd die echter in de loop van de tijd kunnen variëren door veranderende technologie en markten. Dit zorgt voor spanning en dynamiek binnen projecten.

Zowel de relationele dynamiek als de contractuele binding van partijen vraagt om een aanvullende regie om outsourcingsprojecten tot een goed eind te brengen. Het boek stelt enkele regieaanwijzingen voor, zoals ruimte voor meer informele besturing, voor improvisatie en aandacht voor de benodigde competenties bij partijen.